Deze privacyverklaring is opgesteld naar aanleiding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van (contact)personen bij onze zakelijke relaties.
De privacyverklaring is opgesteld door:
Verenfabriek de Spiraal B.V. / Tribelt B.V.
Metaalstraat 9
7483 PD Haaksbergen
Nederland
+31 74 291 45 08 / +31 74 250 18 77
info@despiraal.nl / info@tribelt.nl
Onder zakelijke relaties verstaan wij alle partijen die betrokken zijn bij onze bedrijfsvoering, met uitzondering van medewerkers. Onder medewerkers bedoelen we naast werknemers met een vast of tijdelijk dienstverband ook uitzendkrachten, zzp’ers en andere vormen van tijdelijk dienstverband. Voor medewerkers is een separate privacyverklaring opgesteld, daarvoor kan men zich wenden tot de afdeling HRM. De privacy van sollicitanten wordt eveneens behandeld in de privacyverklaring medewerkers.
In het kader van de verwerking van persoonsgegevens van zakelijke relaties maken we (daar waar nodig of gewenst) onderscheid in klanten, leveranciers en opdrachtnemers, overige relaties en bezoekers van onze website(s). Ook worden toekomstige (potentiële) zakelijke relaties daaronder geschaard.
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat;
- U hier toestemming voor heeft gegeven of;
- Dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren of;
- Dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen.
Wij gebruiken uw gegevens om contact met u op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze onderneming. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk.
Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.
Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.
Van alle zakelijke relaties, met uitzondering van bezoekers van onze website(s), geldt dat wij de volgende gegevens verwerken; Achternaam inclusief eventuele tussenvoegsels, voor-/roepnaam, werkgever, functie, geslacht, emailadres, telefoongegevens en/of overige gegevens die op uw visitekaartje staan.
U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde doeleinden geen uitvoering kunnen geven.
Indien u onze locatie in Haaksbergen bezoekt willen we u erop wijzen dat wij gebruik maken van beveiligingscamera’s. De opgenomen beelden worden alleen geraadpleegd in geval van (mogelijke) inbraak, (mogelijke) diefstal of een veiligheidsincident. De beelden worden niet gebruikt voor het vastleggen en/of volgen van de bewegingen van onze bezoekers.
Bent u een bezoeker van onze website, dan gebruiken wij uw gegevens voor het optimaliseren van onze website middels Google Analytics. Google Analytics maakt gebruik van een cookie, dat is een klein bestandje dat op uw computer wordt opgeslagen. Daarmee levert dit programma belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Er wordt geen gebruik gemaakt van ‘behavioural targeting’ waarmee u op basis van uw klikgedrag speciale inhoud krijgt te zien. Gegevens uit contactformulieren worden nooit in Analytics verwerkt. Indien u gebruik maakt van een contactformulier zullen we de daarmee verkregen gegevens behandelen als hierboven beschreven in de alinea “Bent u een (potentiële) klant…”.
Doorgifte aan derden
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren.
Wij maken gebruik van externe serverruimte voor de opslag van onze backups, (delen van) ons contactenbestand en van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Verder maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Naast software van Microsoft Office maken we gebruik van diverse bedrijfsspecifieke softwarepakketten. De leveranciers daarvan hebben, indien wij onze goedkeur daarvoor verlenen, toegang tot onze systemen om ons van support te kunnen voorzien. Daarnaast heeft onze vaste ICT dienstverlener toegang tot onze systemen.
Om u bij gelegenheid relevante informatie toe te sturen maken wij gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst, uw persoonsgegevens worden daartoe doorgegeven aan de aanbieder van deze dienst (Mailchimp). Wij zullen slechts van deze dienst gebruik maken om dezelfde informatie aan een grote groep beoogde ontvangers toe te sturen, dit om onze eigen mailserver niet te overbelasten en om te voorkomen dat onze mailserver als een server gezien wordt die gebruikt wordt om SPAM te versturen.
Daarnaast maken wij, zoals in eerder genoemd en uitgelegd, gebruik van websitestatistieken verzameld door Google Analytics.
Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten om de privacy van uw gegevens te waarborgen.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Uit onze ervaring is gebleken dat onze relaties het op prijs stellen dat we tot elkaars netwerk behoren, en dat we elkaar op die manier benaderen. Daarom vinden wij het essentieel dat we de persoonsgegevens die we bewaren, voor een langere periode beschikbaar hebben.
Om voorgenoemde reden, en om beheersbaarheid van de systematiek omtrent verwijderen van persoonsgegevens, houden we voor persoonsgegevens van relaties een bewaartermijn van 7 jaar na afronding van de laatst afgeronde overeenkomst aan. Enkele uitzonderingen daargelaten is dit de maximale periode waarvoor wij wettelijk gezien (delen van) onze administratie moeten aanhouden.
Mochten wij ons genoodzaakt zien contactgegevens langer aan te houden dan de hiervoor genoemde termijn, zullen we dit alleen doen als daarvoor gegronde redenen bestaan. Een voorbeeld daarvan is dat u ons als klant oplegt, dat wij dossiers behorende bij een overeenkomst voor een langere periode aan moeten houden.
Gegevens die geregistreerd worden doordat u onze website bezoekt worden door Google (Analytics) opgeslagen. Deze gegevens dienen langdurig bewaard blijven om zo het effect van bepaalde marketing activiteiten te kunnen evalueren en vergelijken.
De beelden van ons camera-beveiligingssysteem worden na 14 dagen automatisch verwijderd. Alleen in geval van een incident kan het zijn dat wij genoodzaakt zijn beelden langer te bewaren. Het zullen dan alleen beelden zijn die het incident in kaart brengen.
Beveiliging van de gegevens
Wij schenken veel aandacht aan de veiligheid van de gegevens die wij van onze zakelijke relaties verwerken. Naast uw privacy hebben wij er een commercieel belang bij dat deze gegevens niet publiekelijk bekend worden.
Waar uw gegevens op onze eigen systemen staan geldt dat wij een gedegen toegangsbeheer met rechtenstructuur en wachtwoordenbeleid voeren, dat wij externe toegang zeer strikt reguleren en dat we adequate beveiligingssoftware gebruiken welke up-to-date is.
Voor de externe back-up van onze data geldt dat deze versleuteld zijn opgeslagen en dat de data versleuteld wordt geüpload (via https).
Met betrekking tot derden die voor ons persoonsgegevens verwerken geldt dat wij verwerkersovereenkomsten hebben afgesloten. Daarin is aandacht voor het beveiligingsniveau waarop de derde partij werkt.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u een mail sturen naar eerder genoemde telefoonnummers of mailadressen. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Haaksbergen, 31 mei 2018